Editorial

Überzeichnung

Die hohe Nachfrage nach Mobilitäten spiegelte sich nun auch bundesweit wider und erstmals wurden im Rahmen der Mittelabrufe mehr Födermittel beantragt, als zur Verfügung standen: So wurden rund 90 Mio € beantragt und selbst nach Umschichtungen der Budgets der NA beim BIBB konnten nur knapp 72 Mio € bewilligt werden. Damit gab es für viele von Ihnen Kürzungen, die sicherlich in mancherlei Projektplanung größere Anpassungen erforderlich machten.

Insgesamt wird sich durch die Deckelung der Neu-Akkreditierungen auf nunmehr 100 Neuzugänge pro Jahr die Situation künftig etwas entspannen, dennoch ist aus meiner Sicht mit einer dauerhaften Überzeichnung zu rechnen und daher erlauben Sie mir einige Hinweise dazu:

Achten Sie sehr gut auf Ihr sogenanntes Performance-Profil, denn dies wird als Kriterium für zukünftige Verteilungen genutzt! Ihren aktuellen Stand sehen Sie im Beneficiary Module, wenn Sie Ihr Projekt auswählen oben rechts. Hier werden „Bewilligtes/deklariertes Budget“ ausgewiesen. Ein einwandfreies Performance-Profil erfordert, dass das deklarierte Budget zum Zeitpunkt des Projektabschlusses 95 bis 100% des deklarierten Budgets beträgt.

Auch der Anteil der inklusiven Teilnehmenden hat in der zweiten Phase der Budgetverteilung Einfluss auf Ihre bewilligten Fördermittel. Damit machen Sie Erasmus+ auch zugänglicher und schaffen besonders wertvolle Erfahrungen. Einen aktuellen Leitfaden zur Inklusion der NA beim BIBB finden Sie hier.

Versuchen Sie kostengünstige Mobilitäten zu planen, damit Sie mit knapperen Budgets klar kommen. Hilfreich sind hier vor allem schulische Partner oder Betriebe selbst, anstelle von kommerziellen, vermittelnden Einrichtungen. Natürlich entscheidet auch der Zeitpunkt der Mobilität, denn in der Nebensaison des Ziellandes ist mit niedrigeren Kosten zu rechnen.

Denken Sie an alternative Förderprogramme. Ein sehr gutes Förderprogramm bietet der Bayerische Jugendring und auf dieser Seite finden Sie auch die Links zu den nationalen Förderungen für z. B. Projekte mir Frankreich, Polen, Tschechische Republik. Daneben kann man das Budget für weltweite Aktivitäten entlasten, indem man das Förderprogramm „Ausbildung weltweit“ nutzt.

Tools

Die Tools der neuen Programmgeneration sind ein Dauerthema dieses Newsletters. Doch zunehmend gestaltet sich die IT-Unterstützung als durchaus akzeptabel.

Vor allem das Beneficiary Module hat einen stabilen und gut verwendbaren Stand erreicht. Es ist nunmehr auch möglich, die Daten von Mobilitäten zu kopieren. Dazu verwenden Sie den „Duplizieren“-Button in der Liste der Mobilitäten.

Bitte berücksichtigen Sie auch, dass man in den einzelnen Mobilitäten die Sektion „Teilnehmendenbericht“  durch Klick auf diese Zeile öffnen kann und anschließend die bisherige Historie dazu sieht und falls vorhanden, den Bericht herunterladen kann.

Auch die Integration mit dem Europass ist weiter fortgeschritten. Hierfür könnten Sie die folgenden zwei Video-Anleitungen nutzen:

Video zum Import von Daten aus dem Beneficiary Module in das Europass-Portal: Import ins Europass Portal

Video zum Generieren von Teilnehmenden- und Lernvereinbarungen im Europass-Portal: TNVen im Europass Portal

Allerdings hat mit den für uns positiven Änderungen am Beneficiary Module das Entwickler-Team den Wünschen der Projekträgerinnen und Projektträger Vorrang vor den Funktionalitäten für die Nationalen Agenturen eingeräumt. Entsprechend verzögern sich die Rückmeldungen zu den Änderungsanträgen der akkreditierten Einrichtungen, da die NA beim BIBB die Budgetänderungen noch nicht einpflegen kann. Ebenso wird das Beneficiary Module für Einrichtungen, die im Jahre 2023 ihre ersten Mittel abriefen, erst im September freigeschaltet.

Neues ab 2023

Mit dem Start der 2023er Projekte ab 01.06.2023 sind einige Neuerungen verbunden, die Sie kennen sollten:

Für 2023er Projekte liegt nun die neue Teilnehmenden-Vereinbarung vor. Sie finden diese auf den Seiten der NA beim BIBB und sie ist hier verlinkt. Neben gestalterischen Änderungen ist vor allem die Zählung und Nennung der Tage bemerkenswert. In Punkt 2.2 werden nun der Ankunfts- und der Abreisetag erfasst, also inklusive der Reisetage. Entsprechend können Sie ab den 23er Projekten auch Ihre Mobilitäten verkürzen: Sie könnten mit Ihren Lernenden beispielsweise am Freitag anreisen, am Wochenende ein Kulturprogramm bieten, dann von Montag bis Freitag ein Praktikum absolvieren lassen und am Sonntag abreisen. Sofern Ihnen die aufnehmende Einrichtung Ihr Programm von Freitag bis Sonntag bestätigt, handelt es sich nunmehr um eine förderfähige Aktivität.

Neu ist auch, dass Sie für 23er Projekte für inklusive Teilnehmende Belege benötigen. Bestimmte Bildungsgänge, wie z.B. die Berufsvorbereitung sind dabei grundsätzlich inklusiv und es genügt z.B. eine Liste, welche die Klassenzugehörigkeit zeigt. Weiterhin sind Belege der TN selbst möglich, wie z.B. Legasthenie-Bestätigungen und schließlich auch Belege, welche die projektverantwortliche Person selbst erstellen kann, um z.B. schamhafte Situationen bei den Schülerinnen und Schüler aufgrund von wirtschaftlichen Hindernissen zu vermeiden. Details finden Sie hier.

Auch Begleitpersonen benötigen für Projekte ab dem 01.06.2023 eine Bestätigung von der aufnehmenden Einrichtung, dass Sie vor Ort waren.

An den übrigen Belegen ,wie z.B. die Erklärung zu „green travel“, gab es keine Änderungen.

Auch sind die Fördersätze 2023 unverändert zum Vorjahr und können hier in der aktuellen Darstellunge abgerufen werden.

Demnächst erscheint auch das neue Finanzhandbuch der NA beim BIBB, das Sie dann hier abrufen können, indem Sie Punkt 11 aufklappen.

Im September ist schließlich mit dem Entwurf des Programmleitfadens für das Jahr 2024 zu rechnen und hier wird uns voraussichtlich eine sehr positive Überraschung erwarten, welche vor allem für die beruflichen Oberschulen die Durchführung ihrer Aktivitäten vereinfacht.

Fortbildungen

Zu allen Erasmus+ Fortbildungen gab es deutlich mehr Bewerbungen, als wir Plätze hatten. Da wir kurzfristig keine zusätzlichen Lehrgänge bei der ALP anbieten konnten, haben wir eine zusätzliche Fortbildung geplant und ausgeschrieben:

„Die Finanzabwicklung bei Erasmus+ Projekten - Hintergründe, Ablauf und konkrete Rechenbeispiele (alle Schularten)“. Diese Fortbildung findet am 11.07.2023 in München statt und bewerben können Sie sich über FIBS.

Vielleicht sehen wir uns aber auch zum Vernetzungstreffen vom 27.11. – 29.11.23 in Bamberg. Diese Veranstaltung ist mit etwa 40 Teilnehmenden geplant und soll den Austausch unter den Projektträgerinnen und Projektträgern ermöglichen. Nähere Informationen zu Inhalten und zur Anmeldung erhalten alle bayerische Schulen Ende September durch das StMUK und parallel in diesem Newsletter.